Czym jest prewindykacja?
Prewindykacja–[pre vindicatio] w działalności gospodarczej całokształt działań mających na celu zapobieganie opóźnieniom w płatnościach przez kontrahentów.
Narzędzia
Podstawowym działaniem w ramach prewindykacji jest segmentacja kontrahentów i realizacja różnych sekwencji działań do każdego z segmentów czyli tzw. procedur prewindykacyjnych. Segmentacja następuje najczęściej przez krzyżowanie kilku wskaźników takich jak wysokości obrotów, średnie przeterminowanie faktur czy długość współpracy. Procedury prewindykacyjne różnią się doborem rodzaju działań, częstością kontaktu i jego łagodnością. Poszczególne działania przypisane są do poszczególnych zakresów przeterminowania tzw. dpd (day past due).
Podstawy teoretyczne
Idea prewindykacji bazuje na występującej w teorii windykacji tzw. regule kolejkowania. Stanowi ona, iż dłużnik posiada zazwyczaj wiele przeterminowanych należności i nie spłaca ich w przypadkowej kolejności ale kolejkuje według określonych kryteriów. Celem działań prewindykacyjnych powinno być zatem odróżnienie się od innych wierzycieli dłużnika. Dzieje się to poprzez wpływ na kryteria jakimi kieruje się dłużnik ustawiając należności do spłaty „w kolejce”. Długofalowym celem prewindykacji jest doprowadzenie wśród jak największej ilości kontrahentów do sytuacji, w której nie spóźniają się z płatnościami. Oczywiście przeterminowane faktury będą występować zawsze (za wyjątkiem przedsiębiorstw rozliczających się w gotówce), chodzi o to aby było ich jak najmniej i aby były spłacane jak najszybciej. W relacjach między przedsiębiorcami najsilniejszy efekt daje zwykłe zwiększenie ilości kontaktów w sprawie przeterminowanej faktury. W wielu branżach jest to wystarczające działanie „ustawić swoją należność” jako pierwsza w kolejce. Stąd popularne w branży przyspieszania płatności powiedzenie „Koło, które najgłośniej piszczy, będzie naoliwione jako pierwsze”.
Prewindykacja a kultura organizacji
W budowaniu procedur prewindykacyjnych dużą wagę przykłada się do budowania wśród własnej załogi świadomości o skutkach przeterminowanych należności kontrahentów. W szczególności dotyczy to zagrożeń z tego płynących dla organizacji a pośrednio także dla pracowników. Dlatego w procedury prewindykacyjne firmy angażują wiele działów poczynając od handlowców, którzy dość często zajmują się monitoringiem płatności i wizytami osobistymi przez dział księgowości odpowiedzialny zazwyczaj za korespondencję po dział finansowy czy też analiz, który na bieżąco analizuje efekty procedur i proponuje odpowiednie jej korekty. W związku z powyższym kluczowe jest zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji między działami w ramach realizacji procedur prewindykacyjnych. Budowanie prewindykacyjnej kultury organizacji jest długotrwałe i żmudne ale przyczynia się do obniżenia ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej w szczególności w czasie spowolnienia gospodarczego.
Prewindykacja a tzw. miękka windykacja
Prewindykacja jest często mylona z tzw. miękką windykacją, gdyż częściowo korzysta z podobnych środków, jednak cele realizowane przy ich użyciu są różne. Celem miękkiej windykacji jest polubowne odzyskanie przeterminowanych należności bez wchodzenia na drogę sądowo komorniczą. Celem prewindykacji jest zapobieganie temu aby przeterminowane należności w ogóle występowały. Przy okazji realizacji polityki prewindykacji następuje poprawa płynności wskutek spłaty przeterminowanych należności jednak głównym jej celem jest prewencja poprzez pośrednią edukację kontrahentów (tzw. windykacyjna reguła wychowania).
Prewindykacja niewłaściwa
Pojęciem prewindykacja niewłaściwa lub przedwindykacja określa się całokształt działań mających na celu zwiększyć szanse skutecznej egzekucji roszczeń przed ich powstaniem oraz na wczesnym etapie ich przeterminowania. Polega ona między innymi na stosowaniu klauzul umownych (kary umowne, prawo odstąpienia od umowy itd.) odpowiednim zabezpieczeniu rzeczowym (najczęściej zastaw rejestrowy, przewłaszczenie) lub osobowym (najczęściej weksle, gwarancje, poręczenia) kontraktu. Do prewindykacji niewłaściwej zalicza się także tzw. skip tracing (brak polskiego odpowiednika) czyli ustalanie po powstaniu zaległości majątku dłużnika i jego sytuacji finansowej a także miejsca pobytu dłużnika.
