Etapy wdrażania systemu zarządzania ciągłością działania
Prowadzenie własnej firmy to niełatwe zadanie, które wymaga od przedsiębiorcy sporej wiedzy, umiejętności, doświadczenia oraz w pewnym stopniu przewidywania skutków podejmowanych decyzji. Warto jednak pamiętać o tym, że nie wszystkie sytuacje da się przewidzieć, jednak w pewnym stopniu można ich uniknąć, jeśli wdrożymy w firmie odpowiednie środki zapobiegawcze i przygotujemy się na wszelkiego rodzaju sytuacji kryzysowe, jakie mogą wystąpić.
Kluczowe znacznie w tej kwestii ma skuteczny System Zarządzania Ciągłością Działania, który pozwala na dokonanie oceny potencjalnych zagrożeń, wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń i działań zapobiegających tym zagrożeniom lub przygotowanie się na ich wystąpienie w sytuacji, gdy ich uniknięcie nie jest możliwe, po to, aby skutecznie zminimalizować negatywne skutki ich wystąpienia.
Wdrożenie tego typu systemu nie jest jednak łatwe i wymaga odpowiedniego przygotowania oraz opracowania schematów działania, gwarantujących jego skuteczność. Warto więc wiedzieć, z jakich etapów składa się proces wdrażanie tego rozwiązania we własnej firmie oraz o czym należy pamiętać, podejmując taką decyzję.
Analiza i diagnoza
Podstawową kwestią przy wdrażaniu jakiekolwiek systemu czy też standardu jest to, aby dokładnie przeanalizować działanie danej filmy i poznać schemat jej działania, co pozwoli ocenić czy dany system jest potrzebny, jakie korzyści może on przynieść, jak go wdrożyć, na jakie elementy zwrócić szczególną uwagę itd. Na tym etapie bardzo ważna jest kooperacja między kierownictwem oraz pracownikami, co ma na celu uzyskanie rzetelnej oceny sytuacji i poznanie wszelkich istotnych z punktu widzenia Systemu Zarządzania Ciągłością Działania procesów. Analiza i diagnostyka w tym zakresie jest fundamentem do stworzenia skutecznego Systemu Zarządzania Ciągłością Działania, dlatego nie należy pomijać tego etapu.
Planowanie
Kolejny etap to planowanie wszelkich działań koniecznych do skutecznego wdrożenia Systemu Zarządzania Ciągłością Działania i jego sprawnego użytkowania. W tym zakresie bardzo ważne jest wyznaczanie celów i zakresu planowanych działań, a także ustalenie budżetu przewidzianego na ten cel, czy też przygotowanie szczegółowego harmonogramu. Dzięki temu nie tylko unikniemy różnego rodzaju problemów czy też później, ale w dużo skuteczniejszy i sprawniejszy sposób przeprowadzimy cały proces wdrażania systemu do firmy.
Wdrożenie
Niezbędnym elementem całego procesu jest oczywiście czynność wdrażania Systemu Zarządzania Ciągłością Działania do danej firmy. Jeśli poprzednie etapy przygotowawcze zostały zrealizowane w prawidłowy sposób, proces ten powinien przebiegać sprawnie i bez żadnych poważnych problemów czy komplikacji.
Podczas wdrażania systemu realizuje się stworzony wcześniej plan, który oprócz implementacji różnego rodzaju schematów działania i procedur, może zawierać również zakup i instalację niezbędnych urządzeń czy też oprogramowania oraz realizację szkolenia pracowników w tym zakresie.
Testowanie
Po wdrożeniu systemu konieczne jest jego dokładne przetestowanie pod wieloma różnymi względami. W tym celu sprawdza się, czy dany system działa zgodnie z założeniami, czy jest odporny na różnego rodzaju sytuacje awaryjne oraz jak wpłynął na skuteczność działań związanych z zarządzaniem ciągłością działania w danej firmie. Dzięki temu można ocenić czy system ten został prawidłowo skonstruowany i skutecznie wdrożony, co jest kluczowe do jego prawidłowego działania.
Monitorowanie i audytowanie
Oprócz samego testowania niezbędne jest także stałe monitorowanie i audytowanie wdrożonego w firmie Systemu Zarządzania Ciągłością Działania. Ma to na celu utrzymywanie tego systemu w pełnej skuteczności i wykrywanie wszelkich błędów czy też problemów z jego działaniem, które mogłyby mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy. Jest to pewnego rodzaju ocena efektywności działania systemu w ujęciu długofalowym, która stanowi nieodłączny element stosowania tego typu systemów.
Utrzymanie
Ostatni etap to utrzymanie wdrożonego Systemu Zarządzania Ciągłością Działania. Etap ten po części łączy się z monitorowaniem i audytowaniem systemu, jednak jest on pojęciem znacznie szerszym, ponieważ oprócz samej kontroli zawiera również czynności związane z aktualizowaniem danego systemu i udoskonalaniem go w taki sposób, aby stale był on skuteczny i aby dostosowywał się do zmieniających się wymagań i potrzeb w danej firmie.
