Jak oszczędzić czas przy wystawianiu faktur?
Faktura jest dokumentem stanowiącym dowód na zaistnienie transakcji finansowej pomiędzy dwiema stronami, a także tworzącym obowiązek podatkowy. W jakim terminie należy ją wystawić, aby sprzedaż została udokumentowana zgodnie z prawem? W jaki sposób można zaoszczędzić czas przy wystawianiu faktur?
Kiedy zgodnie z prawem należy wystawić fakturę?
Obowiązek wystawienia faktury pojawia się w następujących sytuacjach:
- w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- sprzedaż towaru lub usługi na rzecz podatnika, lub osoby prawnej, niebędącej podatnikiem,
- sprzedaż wysyłkowa na terenie kraju lub poza jego granice,
- otrzymanie całości lub części zapłaty w przypadku zaistnienia wyżej wymienionych przypadków. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy obowiązek podatkowy pojawia się w chwili wystawienia faktury.
Jakie są przewidziane przepisami terminy wystawiania faktur?
Zgodnie z treścią ustawy o podatku od towarów i usług, faktura powinna zostać najpóźniej do 15. kolejnego miesiąca po tym, w którym doszło do zawarcia transakcji. Oznacza to, że jeśli sprzedaż nastąpiła np. 5 maja, to faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15 czerwca.
Mowa tutaj również o następujących przypadkach:
- Wystawienie faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Warunkiem jest jednak wystosowanie zgłoszenia do końca miesiąca, w którym wystawiono faktury. Jeśli zgłoszenie napłynie później, wówczas mamy 15 dni na wystawienie faktury.
- Wystawienie faktury dokumentującej część lub całość zapłaty.
Istnieją również regulacje ustalające najwcześniejszy termin wystawienia faktury. Możliwe jest jej wystawienie najwcześniej na 30 dni przed wykonaniem dostawy, sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Istnieją jednak wyjątki od powyższych reguł.
Wyjątki od reguły terminów płatności
- 7 dni – od dnia zwrotu opakowania.
- 30 dni – od dnia realizacji usługi budowlanej lub budowlano-montażowej.
- 60 dni – od dnia wydania towaru w przypadku książek drukowanych.
- 90 dni – od dnia realizacji czynności związanych z drukowaniem książek.
- Do dnia upływu płatności – dotyczy to dostawy prądu, gazu, energii ciepłowniczej, ogólnie mówiąc dostawy “mediów”. Ten termin upływu faktury dotyczy również najmu, dzierżawy, leasingu, usług telekomunikacyjnych, czy też stałej obsługi biurowej i prawnej.
- Z upływem terminu płatności – dotyczy to tych samych przypadków, co do dnia upływu płatności, z wyjątkiem importu usług.
Jak uporać się z zarządzaniem dokumentów sprzedażowych?
Wystawianie faktur dla kontrahentów wymaga często dużego zaangażowania czasowego, a także konkretnej wiedzy księgowej. Na szczęście jednak pojawiają się obecnie nowoczesne rozwiązania, dzięki którym można zaoszczędzić czas i pieniądze.
Nowoczesne oprogramowania do faktur online umożliwiają trzymanie wszystkich najważniejszych dokumentów w jednym miejscu, bez konieczności zapełniania kolejnych segregatorów i szafek. Jest to zatem cenny argument dla wszystkich chcących ograniczyć zużycie papieru i chcących tym samym prowadzić firmę z większym poszanowaniem zasobów naturalnych.
Jakie korzyści niesie za sobą stosowanie oprogramowania do faktur online?
- Możliwość wyboru wersji językowej – funkcja szczególnie przydatna w przypadku firm zrzeszających personel z różnych krajów.
- Brak konieczności tworzenia słownika towarów.
- Wszystkie zmiany dokonane na dokumencie są zapisane w historii działań.
- Oprogramowanie umożliwia aktualizację danych kontrahentów poprzez połączenie z bazą danych GUS.
- Możliwe jest również sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT, co ma duże znaczenie w przypadku wystawiania faktur kosztowych.
- Oprogramowanie umożliwia przydzielenie dostępu do dokumentu dla różnych działów firmy.
Taki program do faktur oferuje m.in. Melpe. Jest to proste, wielofunkcyjne oprogramowanie do wystawiania faktur, dzięki któremu możesz bez problemu, w kilka sekund wystawić faktury dla kontrahenta, przeprowadzić ewidencję kosztów, a także zarządzać relacjami z klientem.
Oprogramowanie jest zaprojektowane w sposób intuicyjny, dzięki czemu z wystawieniem dokumentów mogą poradzić sobie również osoby bez specjalistycznej wiedzy księgowej.
Wystawianie faktur zgodnie z przepisami w tradycyjny sposób może być czasochłonne i uciążliwe, lecz dzięki zastosowaniu nowoczesnego programu do faktur czynność ta może stać się o wiele krótsza i dużo łatwiejsza.
