Audyt wewnętrzny to podstawowy element wdrażania i certyfikacji systemu zarządzania pod kątem dowolnej normy ISO. To on, jako pierwszy pozwala zlokalizować problemy w firmie dotyczące określonego zagadnienia, daje podstawę do ich analizy i wyznacza ścieżkę pracy nad nimi. Z tego też powodu nieocenioną rolę w firmie spełnia auditor wewnętrzny ISO. Jaka jest jego rola w firmie i jakie są kluczowe kompetencje dobrego audytora wewnętrznego?

Kim jest auditor wewnętrzny ISO?

Prowadzenie audytu wewnętrznego, w przeciwieństwie do oficjalnych audytów zewnętrznych, może być rolą pracownika zatrudnionego w firmie i doskonale znającego zachodzące w niej procesy i procedury. Osoba taka, po przejściu odpowiednich szkoleń i uzyskaniu certyfikacji może podejmować się prowadzenia rzetelnych, obiektywnych audytów wewnętrznych mających na celu identyfikację zagrożeń i nieścisłości w stosunku do wybranej normy ISO oraz wyznaczenie drogi ich naprawy.

Stanowisko audytora wewnętrznego wymaga doskonałej znajomości funkcjonowania firmy, ale też precyzyjnej wiedzy z zakresu określonej normy ISO. Z tego też powodu do roli audytora powołuje się zwykle osoby pracujące w firmie od dawna, znające ją „od podszewki” i potrafiące obiektywnie oceniać prowadzone przez nią procesy i działania w celu dążenia do ich maksymalnej poprawy.

Audytor wewnętrzny nie może być jednak osobą zupełnie przypadkową – cechy i umiejętności, jakie powinien posiadać zostały nawet określone w normie ISO 19001, wytyczającej standardy dla audytorów wewnętrznych. Wśród nich główną rolę odgrywają cechy takie jak etyka pracy, otwartość, umiejętności dyplomatyczne, spostrzegawczość, elastyczność, zdecydowanie i zupełna niezależność.

Warto bowiem pamiętać, że nawet będąc pracownikiem firmy, audytor nie może zatajać informacji o odkrytych nieprawidłowościach czy próbować „po cichu” je naprawić – celem certyfikacji ISO nie jest przecież karanie za pojawienie się ryzyka, tylko naprawianie go w ramach dążenia do ciągłego doskonalenia i perfekcji.

Czym zajmuje się audytor wewnętrzny?

Wielu przedsiębiorców błędnie utożsamia rolę audytora wewnętrznego z rolą szpiega, którego zadaniem jest wyszukanie wszystkich błędów proceduralnych i zgłoszenie ich do odpowiednich jednostek celem cofnięcia certyfikatu. W rzeczywistości jednak auditor wewnętrzny ma za zadanie zweryfikować, czy pierwotne założenia organizacji są rzeczywiście realizowane i czy są one zgodne z przyjętymi standardami, polityką przedsiębiorstwa i obraną normą ISO.

Praca auditora wewnętrznego to również zadania związane z doradztwem odnośnie udoskonalania systemów zarządzania firmą. Tam, gdzie znalezione zostaną błędy i nieścisłości konieczna jest szybka reakcja i doskonalenie procesów. Audytor wewnętrzny, znając doskonale zasady kierujące konkretną normą ISO jest w stanie doradzić odnośnie sposobów na poprawę funkcjonowania firmy i tym samym przyczynić się do korzystniejszych rezultatów w przyszłości i ogólnego rozwoju działalności.

Audytor wewnętrzny to przede wszystkim osoba bezstronna, obiektywna, znająca się na powierzonych jej zadaniach i potrafiąca na bieżąco analizować i porównywać faktyczny stan działań firmy z przyjętymi przez nią założeniami. Audytorzy wewnętrzni to zwykle osoby o bardzo łagodnym, przystępnych charakterze, które jednocześnie potrafią wykazać się stanowczością i umiejętnością jasnego wyłożenia zasad ISO badanych podczas prowadzonego przez nich audytu.

To właśnie ta ostatnia rola będzie często ich zadaniem – podczas pierwszego audytu wewnętrznego przed wdrożeniem nowego systemu zarządzania audytor będzie spełniał rolę głównego doradcy i swoistej kopalni wiedzy odnośnie wybranego standardu.

Jak audytor wewnętrzny może pomóc firmie?

Podczas auditu wewnętrznego, osoba zajmująca się jego przeprowadzaniem sprawuje nadzór nad dokumentacją dotyczącą procesów i działań w obrębie danego aspektu zarządzania firmą, weryfikując prawidłowość wszystkich dokumentów i aktualizując je w razie potrzeby. Audytor sprawuje także kontrolę nad procesami i działaniami w zakładzie – do jednym z jego podstawowych obowiązków należy przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych sprawdzających prawidłowość funkcjonowania systemu zarządzania.

Jego zadania mogą wydawać się bardziej kontrolujące, niż pomocne, jednak w rzeczywistości audytora należy widzieć jako najlepszego firmowego sprzymierzeńca, sprawującego pieczę nad systemami zarządzania i gotowego do wskazania błędów wymagających natychmiastowej poprawy.

Takie sprawne i regularne działanie przyczynia się do poprawy ogólnego funkcjonowania firmy i przekłada się na realne zyski poprzez minimalizację ryzyka i ograniczenie niekontrolowanych błędów.