Sprawdzone metody prowadzenia ksiąg rachunkowych
Każda działalność zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych musi pamiętać o tym, aby na bieżąco uzupełniać w nich niezbędne dane i aby dzięki temu kontrola nad prowadzeniem firmy była nieskazitelna. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie tych ksiąg w firmie lub specjaliści w biurze rachunkowym muszą zatem pamiętać o odpowiednich metodach prowadzenia tych ksiąg, dzięki którym wszystkie informacje są we właściwym miejscu i firma na ich podstawie może sporządzać dodatkowe dokumenty.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Księga rachunkowa jest w każdej firmie jednym z najważniejszych zbiorów danych. W niej zawiera się informacje na temat obrotów, sald i aktywów oraz pasywów firmy. Oznacza to, że wszelkie transakcje finansowe są tam zapisane i na ich podstawie sporządza się sprawozdania finansowe. Każda księga zostaje otwarta na początku roku czy też wówczas, kiedy działalność jest rozpoczynana i obejmuje pewien okres, a także wtedy, kiedy następuje zmiana formy prawnej danej firmy czy instytucji.
Jak prowadzić księgi rachunkowe?
Jeśli chodzi o pewne zasady czy też metody prowadzenia ksiąg rachunkowych, bardzo ważna jest tutaj skrupulatność. Jeśli w księgach będzie brakowało jakiejś informacji, czasami odnalezienie związanych z nią dokumentów może być problematyczne przy dużej ilości codziennie napływających dokumentów w firmie. Kiedy przychodzi czas na sporządzenie sprawozdania finansowego, wszystkie dane muszą być skompletowane i ułożone w chronologicznej kolejności, w przeciwnym razie bałagan doprowadzi do kolejnych godzin porządkowania tych danych.
Podział ksiąg rachunkowych
Aby uniknąć tego bałaganu, ważne jest przyporządkowywanie poszczególnych danych do konkretnych części księgi rachunkowej. Pierwszą z nich jest dziennik, w którym dane zapisywane są chronologicznie, a oprócz tego numerowane. Podane w dzienniku sumy pieniędzy są na bieżąco zliczane i przyporządkowane do poszczególnych transakcji. Dzięki tej części księgi widać dokładnie, jaka operacja była wykonywana danego dnia i z łatwością można sięgnąć po te informacje, jeśli jest taka potrzeba.
Drugą częścią ksiąg rachunkowych jest księga główna, która zawiera konta syntetyczne. Muszą się w niej zatem znaleźć początkowe salda zarówno aktywów, jak i pasywów. Po danym okresie w księdze głównej należy również umieścić informacje uprzednio gromadzone w dzienniku.
Oprócz niej niezbędne jest również prowadzenie ksiąg pomocniczych, w których zapisuje się dane na temat operacji dotyczących innych kont. W księgach pomocniczych należy zatem wpisywać szczegóły dotyczące faktur, zakupów i sprzedaży, a także płatności dokonywanych na konta pracowników i kontrahentów. Poprawne prowadzenie tych części księgi rachunkowej ułatwia zestawianie obrotów i sald zarówno księgi głównej, jak i ksiąg pomocniczych, co jest kolejnym elementem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z kolei ostatnim elementem są dane na temat aktywów i pasywów.
Zalety prowadzenia księgi rachunkowej
Wszelkie strategie prowadzenia ksiąg rachunkowych przynoszą szereg korzyści dla każdej firmy, dlatego poszczególne części są takie ważne. Po pierwsze, na bieżąco uzupełniane dane są niezbędne do sporządzania raportów finansowych. Dzięki skrupulatnie i chronologicznie wpisywanym danym można dokładnie przygotować taki dokument. Po drugie, dane dotyczące finansów są również niezbędne do rozliczeń z urzędem skarbowym, dlatego chronologicznie wpisywane kwoty i faktury są wówczas dużą pomocą.
Oczywiście nie należy zapominać o tym, że księgi rachunkowe pomagają również w bieżącej kontroli sytuacji firmy. Na podstawie gromadzonych danych można porównywać efektywność firmy w danych okresach i wyciągać z tego wnioski, a oprócz tego systematyczny wgląd w informacje pozwala na szybkie działanie wówczas, kiedy trzeba szybko coś zmienić.
