Audyt wewnętrzny jako narzędzie pozwalające na działanie w zgodzie z normą ISO 9001
Aby sprawdzić, czy wszystkie procesy związane z działalnością firmy przebiegały bez zarzutu, konieczne jest od czasu do czasu zastosowanie metod mających na celu ocenę jakości wykonywanej pracy, wraz z ewentualnym wskazaniem niedociągnięć, nad jakimi należy popracować. Najpopularniejsze metody to kontrola wewnętrzna i audyt wewnętrzny. Czym się one różnią? Jak przebiega audyt wewnętrzny i jak pomaga przedsiębiorcom spełniać regulacje określone w normie ISO 9001? Jakie wymagania stawia ta norma?
Najważniejsze różnice pomiędzy kontrolą i audytem
Kontrola skupia się przede wszystkim na obszarze związanym z rachunkami i ogólnymi finansami firmy, sprawdzając ich rzetelność i wiarygodność. Z kolei audyt koncentruje się na nieco innych obszarach. Audyt wewnętrzny pozwala na określenie panującego w firmie ładu korporacyjnego, określanego również jako governance, na który składa się m.in. umiejętność efektywnego kierowania firmą w sytuacjach ryzykownych lub też wewnętrzna kontrola jakości. Obok zakładania poprawy w wyżej wymienionych sferach, audyt ma za zadanie odpowiedzieć na przykładowe pytania:
- Czy podejmowane w firmie decyzje są racjonalne?
- Czy udało się osiągnąć założone cele?
- Czy firma funkcjonuje zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi?
- Czy firma jest zabezpieczona na ewentualność nadużyć gospodarczych?
Na te i wiele innych pytań odpowiada audyt wewnętrzny.
Kolejną, istotną różnicą pomiędzy kontrolą i audytem jest powiązanie osoby kontrolującej z dziedziną, jaką sprawdza. Kontrola jest przeprowadzana przez osobę związaną z obejmującym ją obszarem, z kolei audyt już nie. Różny jest także sposób działania. Kontrola ma na celu wykazanie, czy rzeczywisty sposób funkcjonowania firmy jest zgodny z wymaganym, zaś audyt pozwala na ocenę mechanizmów zarządzania firmą pod kątem ich prawidłowości wynikającej z efektywnej realizacji celów.
Jak przebiega audyt wewnętrzny?
Wszystko rozpoczyna się od inicjacji audytu, czyli od wyznaczenia osoby, która będzie za niego odpowiedzialna, a także celu, zakresu oraz kryteriów. Na koniec określana jest wykonalność zaplanowanych czynności. Potem następuje przegląd dokumentacji związanej z systemem zarządzania, a także raportów z poprzednich audytów. Ważnym krokiem jest przygotowanie planu działań, jakie będą wykonane na miejscu w firmie. Obok wspomnianego już celu, zakresu i innych kryteriów, konieczne jest określenie zakresu odpowiedzialności osoby audytującej. Ważnym elementem jest także lista pytań poruszających zagadnienia kontrolowane podczas całej procedury.
Przeprowadzanie audytu na miejscu rozpoczyna się od spotkania otwierającego, na którym np. w formie prezentacji informuje się audytowanych, o formie przebiegu całości procedur. Omawia się sposoby komunikacji, a także formy zadawania pytań. Następuje proces gromadzenia informacji na temat funkcjonowania firmy i wyciąganie z nich stosownych wniosków. Jednym z etapów końcowych jest spotkanie zamykające, podczas którego przedstawiane są wyciągnięte z całego audytu wnioski, a także zauważone niedociągnięcia. Na koniec jest sporządzony i zatwierdzony raport, po którym następuje korygowanie wynikłych z audytu niezgodności. Najczęściej poziom ich skorygowania jest sprawdzany już przy okazji kolejnego audytu.
Jakie wymagania stawia przed przedsiębiorcami norma ISO 9001?
Wymagania ISO 9001 zawierają się w ośmiu istotnych punktach:
- 1. zorientowanie na klienta
- 2. przywództwo
- 3. zaangażowanie ludzi
- 4. podejście procesowe
- 5. systemowe podejście do zarządzania
- 6. ciągłe doskonalenie
- 7. rzeczowe podejście do podejmowania decyzji
- 8. wzajemne korzyści w relacjach z dostawcami
Aby zapoznać się lepiej z wymogami, jakie stawia przed każdą firmą norma dotycząca zarządzenia jakością warto odbyć kurs ISO 9001, szczegółowo omawiający jej zasady.
Wyjaśniając krótko powyższe punkty, to klienci mają decydujący wpływ na pozycję rynkową firmy, zasada przywództwa zaś zakłada, że to kadra zarządzająca określa kierunki jej rozwoju, a pracownicy mają być kluczem do sukcesu. Z kolei podzielenie działań na procesy ułatwia ich monitorowanie i ocenę, a oddziałujące na siebie nawzajem procesy powinny być zarządzane wspólnie. Konieczne jest stawianie na nieustanny rozwój, by być na bieżąco z aktualną wiedzą i technologiami, podejmowanie decyzji powinno opierać się na faktach, a nawiązywane relacje powinny być obopólnie korzystne.
Prowadzenie regularnych audytów wewnętrznych pozwala na określenie, czy wdrożone normy są rzeczywiście efektywne i czy nie ma niezgodności pomiędzy stanem określonym przez normę a stanem rzeczywistym. Zauważanie niedogodności i opracowywanie działań mających na celu poprawę sytuacji również jest formą nauki, dzięki której firma ma szansę na dalsze doskonalenie się. I jednym z narzędzi wspomagających ten proces jest właśnie audyt.
