Czy audyt RODO jest obowiązkowy w każdej firmie?
Audyt ochrony danych to ocena sposobu przetwarzania danych osobowych przez firmę, sposobu zarządzania nimi, stosowanych środków bezpieczeństwa i ich skuteczności, administratorów danych oraz celu, w jakim dane są gromadzone.
Obowiązek wewnętrznego audytu RODO wszedł wraz z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 11 maja 2015 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora bezpieczeństwa informacji (Dz. U. poz. 745). W praktyce, przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność zobowiązani są do przestrzegania przepisów w tym zakresie, zaś audyty przeprowadzane są w większych firmach.
Do sprawdzenia zgodności przetwarzania danych z prawem dochodzi także po naruszeniu lub podejrzeniu naruszenia.
Cele audytu ochrony danych
Celem audytu RODO w przedsiębiorstwie jest sprawdzenie, czy działania podejmowane przez firmę są zgodne z wymaganiami określonymi w przepisach. Może to być audyt wewnętrzny, przeprowadzony przez samą firmę lub przez wynajętego eksperta; ale raport z audytu musi zawierać:
- Badanie bieżącej sytuacji firmy.
- Sprawdzenie, czy firma zbiera, przetwarza i/lub przechowuje dane osobowe zgodnie z przepisami ustanowionymi w RODO.
- Przeanalizowanie, czy w danej chwili występują zlecenia i/lub transakcje międzynarodowe oraz czy ich procedura jest prawidłowa w świetle prawa.
- Sprawdzenie, czy podpisano umowy z osobami lub podmiotami, które mają dostęp do danych.
- Przegląd procedur, zasad, przepisów i standardów bezpieczeństwa opracowanych i ustanowionych w organizacji.
- Przegląd zgodności z wewnętrznymi politykami firmy.
- W przypadku poprzedniego audytu, analiza sprawozdania z audytu w celu ustalenia braków w momencie jego tworzenia, środków naprawczych zaproponowanych przedsiębiorstwu, czy zostały one wdrożone i czy usterki zostały naprawione.
Cele audytu ochrony danych
Weryfikacja i potwierdzenie uchybień w przestrzeganiu przez spółkę RODO
Jednym z celów audytu ochrony danych jest weryfikacja i potwierdzenie wszelkich uchybień, które mogłyby narazić na ryzyko dane osobowe przetwarzane przez firmę. Dobrym punktem wyjścia do realizacji tej funkcji jest sięgnięcie do dokumentu bezpieczeństwa i sprawdzenie, jakie środki techniczne i organizacyjne zostały wdrożone w celu zagwarantowania bezpieczeństwa danych, jakie nie zostały wdrożone i jakie mogą stanowić słabe punkty wymagające skorygowania.
Ponadto, należy dokonać przeglądu środków bezpieczeństwa systemów komputerowych przedsiębiorstwa w celu sprawdzenia braków i zaproponowania niezbędnych środków naprawczych w celu ich usunięcia. Dotyczy to również bezpieczeństwa baz danych firmy, do czego możemy wykorzystać narzędzia audytu i ochrony baz danych (DAP), które pomogą nam w utrzymaniu stałej kontroli bezpieczeństwa i możliwości przeprowadzania mniejszych, ale okresowych ich przeglądów.
Szczegółowa analiza przepływów danych osobowych
Konieczne jest również zbadanie i ocena tych procedur wewnętrznych, na które RGPD i RODO mają szczególny wpływ, tak aby były one zgodne z obowiązującymi przepisami.
Podnoszenie świadomości i szkolenie personelu w celu poprawy bezpieczeństwa danych klientów i użytkowników
Biorąc pod uwagę, że często to czynnik ludzki stanowi największą podatność na zagrożenia, sprawozdanie z audytu powinno również służyć wzmocnieniu i poprawie szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych. Taki kurs RODO uświadomi im znaczenie ochrony danych i przedstawi wykryte problemy i zagrożenia.
Rodzaje audytu RODO
Audyt ochrony danych RODO może być przeprowadzony przez pracowników firmy jako usługa zlecona.
Audyt wewnętrzny z udziałem przeszkolonych pracowników, którzy ukończyli kurs RODO w ramach zatrudnienia w firmie.
Jeśli firma dysponuje personelem wyspecjalizowanym w zakresie ochrony danych, może on przeprowadzić audyt RODO, wykonując go zgodnie ze sztuką, a następnie przedłożyć odpowiedni raport firmie oraz podmiotowi przetwarzającemu lub kontrolującemu dane, aby w razie potrzeby mogli oni podjąć odpowiednie środki.
Należy jednak pamiętać, że audyt przeprowadzany wewnętrznie, może z jednej strony wiązać się z utratą obiektywizmu, zaś z drugiej strony warto mieć na uwadze odpowiedni stopień przeszkolenia pracowników przeprowadzających audyt w zakresie RODO, który to wymaga specjalistycznej wiedzy na ten temat i znajomości obowiązujących przepisów.
Audyt zewnętrzny: wynajęcie profesjonalnej firmy
Audyt RODO zostanie przeprowadzony przez firmę konsultingową lub profesjonalną firmę specjalizującą się w ochronie danych, która dokona przeglądu wszystkich procedur przetwarzania danych osobowych w firmie, systemów informatycznych, środków bezpieczeństwa i wszystkich wymogów obowiązujących przepisów o ochronie danych, a następnie przedstawi raport z wynikiem oceny i propozycjami, które należy wdrożyć w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych.
Minusem audytu zewnętrznego są jednak wyższe koszty oraz ingerencja zewnętrznych jednostek w sprawy wewnętrzne firmy.
