Dane użytkownika w systemie ASOO w odniesieniu do RODO – przedsiębiorco, co musisz wiedzieć?
Artykuł skupia się na danych pracownika gromadzonych przez system ASOO, ze szczególnym uwzględnieniem liczby przepracowanych przez niego godzin. Omawia zasady dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy w kontekście RODO, a także uprawnienia kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy. W konkluzji artykuł odpowiada na pytania dotyczące bezpieczeństwa stosowania Systemu Obsługi Obiektu i korzyści wynikających z jego wdrożenia.
Czym jest system ASOO?
ASOO, czyli Autonomiczny System Obsługi Obiektu, to inteligentne oprogramowanie ułatwiające codzienne zarządzanie kompleksem użytkowym. Pozwala ono na prezentację dowolnych danych w czasie rzeczywistym, na dowolnej liczbie urządzeń. ASOO umożliwia między innymi:
- kontrolę dostępu,
- zarządzanie pomieszczeniami – serwerownią, kotłownią,
- rejestrację czasu pracy personelu.
Do głównych zalet Autonomicznego Systemu Obsługi Obiektu należą szybka integracja i sortowanie danych, a także sporządzanie wybranych raportów i analiz.
Jakie dane pracownika zawiera system ASOO?
W ramach ewidencji czasu pracy personelu system ASOO, czyli rejestrator czasu pracy gromadzi dane niezbędne do rozliczenia czasu pracy i ustalenia właściwego wynagrodzenia pracowników. Dane te dotyczą:
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika,
- liczby przepracowanych przez pracownika godzin,
- liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczby godzin przepracowanych w niedzielę i święta,
- liczby przepracowanych godzin nadliczbowych,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
- liczby godzin dyżuru,
- miejsca pełnienia dyżuru,
- delegacji,
- urlopów i dni wolnych od pracy,
- rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiaru nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
W Autonomicznym Systemie Obsługi Obiektu odnotowane muszą zostać również informacje na temat czasu pracy osoby młodocianej.
Zasady ogólne dotyczące sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy
Prowadzenie ewidencji danych dotyczących czasu pracy pracowników jest podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Jego zaniechanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i z tego tytułu podlega karze grzywny w wysokości od 1000 złotych do 30000 złotych. Zatrudniający musi spełnić obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie tylko wobec pracowników kontraktowych, lecz także osób pracujących w systemie zadaniowym, wynagradzanych ryczałtowo oraz wyznaczonych przez pracodawcę do zarządzania firmą. W wypadku pracowników wynagradzanych ryczałtowo nie istnieje obowiązek ewidencjonowania godzin pracy – konieczne jest jedynie wprowadzenie informacji o wykonaniu przez pracownika pracy na danym stanowisku.
Czy stosowanie systemów do ewidencji czasu pracy w firmie nie łamie przepisów RODO?
W zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy w firmie od 28 maja 2018 roku obowiązują przepisy wynikające z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). W świetle tych przepisów zabronione jest prowadzenie zbiorczej ewidencji czasu pracy, a także udzielanie nieograniczonego dostępu do zgromadzonych w systemie danych pracowniczych.
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych obowiązuje przy tym zarówno duże, jak i małe zespoły pracownicze. Zgodnie z przepisami wgląd w ewidencję czasu pracy mają wyłącznie:
- pracownicy kadr,
- pracodawca lub osoba go reprezentująca,
- sam pracownik lub upoważniona przez niego osoba.
Kruczki w prawie dotyczące ewidencji danych i RODO
Artykuł 6. Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych stwierdza, że legalne jest przetwarzanie danych, jeżeli wykonuje się je w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów obowiązującego w Polsce prawa. Stanowi to swoisty kruczek prawny, na podstawie którego wgląd do ewidencji danych mają instytucje wykonujące swoje zadania na podstawie uprawnień ustawowych. Organami tego typu są na przykład Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz Państwowa Inspekcja Pracy.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy a kontrola PIP
Zadaniem PIP jest sprawowanie nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy. Organ ten jest uprawniony do przeprowadzania kontroli w miejscu pracy. W ramach działań kontrolnych inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy mają wgląd do wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem czynności zawodowych przez pracowników oraz osoby świadczące usługi na innej podstawie niż stosunek pracy. Uprawnienia te nie wykluczają jednak zasad RODO – inspektorzy są zobligowani do zachowania tajemnicy informacji, a także zasad proporcjonalności, ograniczenia celu i minimalizacji danych, wynikających bezpośrednio z przepisów rozporządzenia.
Czy korzystanie z systemu rejestracji czasu pracy jest bezpieczne?
System rejestracji czasu pracy zakłada automatyzację procesu ewidencjonowania, co znacząco zmniejsza ryzyko pomyłek i skutecznie zapobiega fałszowaniu danych. Gwarantuje również zgodność prowadzenia dokumentacji z obowiązującymi przepisami, również tymi wynikającymi z RODO. System rejestracji czasu pracy pozwala zachować bezpieczeństwo danych. Jego wdrożenie jest korzystne z punktu widzenia pracodawców, którzy mogą prowadzić kontrolę nad zatrudnionymi osobami. Stanowi również rozwiązanie sprzyjające pracownikom, gdyż dzięki niemu są oni pewni uzyskania wynagrodzenia za cały czas pracy.
