search
top

Jak długo należy przechowywać listy płac?

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, musi regularnie wypłacać im wynagrodzenie i zapewniać inne świadczenia, które nakłada na niego prawo. W ramach procesu naliczania i wypłacania pensji stosuje się listę płac, która może być wieloosobowa lub indywidualna.

Czym są listy płac?

Lista płac to dokument, który potwierdza wynagrodzenia naliczane przez pracodawcę dla osób, które zatrudnia na podstawie umowy o pracę. Lista płac jest powszechnie stosowanym dokumentem, z którym spotkamy się w prawie każdej firmie.

Warto pamiętać, że lista płac obejmuje jedynie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ewentualne na okresie próbnym. Pracownicy, którzy są zatrudnieni na umowie cywilnoprawnej, wszyscy wykonawcy oraz zleceniobiorcy, rozliczani są na podstawie wystawianych rachunków.

Pracodawca w celu sporządzenia listy płac potrzebuje określonych informacji, są to: ewidencja czasu pracy, lista obecności, aktualna umowa oraz dodatkowe składniki wynagrodzenia. Dzięki temu jest on w stanie naliczyć wynagrodzenia dla wszystkich zatrudnionych pracowników.

Co zawierają listy płac?

Lista płac składa się zazwyczaj z powtarzalnych elementów. Przede wszystkim każda zawiera nazwę pracodawcy, oznaczenie listy płac, informację jakiego okresu dotyczy, datę stworzenia danej listy oraz wypłaty wynagrodzeń, a także listę imion i nazwisk wszystkich ujętych na niej pracowników.

Prócz tych wszystkich oczywistych elementów lista płac musi zawierać wszystkie składniki wynagrodzenia, a to znaczenie więcej niż samo wynagrodzenie zasadnicze. Dodatkowo powinny być na niej zawarte wszystkie dodatki do wypłaty, czyli premie, prowizje i wszelkie inne bonusy. Na tym dokumencie znajdziemy też podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne z podziałem na składki finansowane pracownika i pracodawcy. Tutaj pojawiają się również koszty uzyskania przychodu.

Na liście płac znajdziemy też podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwoty wyliczone i odliczone od podatku dochodowego. Znajduje się tutaj też kwota wolna od podatku, naliczona i należna zaliczka na podatek, wszystkie potrącenia komornicze, alimentacyjne, z tytułu ubezpieczeń, czy inne. Na końcu znajduje się wynagrodzenie netto do wypłaty.

Lista płac kończy się podpisem osoby, która ją sporządza i akceptuje listę płac. Mogą pojawić się też podpisy pracowników, jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane gotówką.

Jak długo powinny być przechowywane listy płac?

Każdy pracodawca jest zobowiązany prawnie, aby gromadzić i przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Przepisy mówią, że każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi im założyć kartę ewidencji czasu pracy oraz imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

dokumenty obsługa kadrowa

Jeśli chcesz, aby listy płac w Twojej firmie były kontrolowane przez profesjonalistów, polecamy skorzystać z usług Biura Rachunkowego we Wrocławiu – INPENSA.

Teoretycznie pracodawca mógłby przechowywać listy płac trzy lata, ponieważ roszczenia pracownika w stosunku do pracodawcy ulegają po takim okresie przedawnieniu. Jednak tak naprawdę niezbędne jest ich przechowywanie znacznie dłużej. Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych mówiła, że jesteśmy zobowiązani przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których ustala się podstawowy wymiar emerytury lub renty, przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy.

To naprawdę długi czas, więc w ostatnim czasie w życie weszła nowelizacja, która pozwala przechowywać akta nowych pracowników (zatrudnionych po 31.12.2018) w formie e-akt przez okres 10 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Możemy też krótszym okresem archiwizacji objąć pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, ale pod warunkiem wypełnienia odpowiedniego oświadczenia w ZUS.

Co bardzo ważne możemy przechowywać listy płac w formie elektronicznej, ale tylko po wypełnieniu określonych warunków. Przede wszystkim mogą to zrobić firmy rozliczające się na podstawie ksiąg rachunkowych i to dopiero po tym, jak zatwierdzą sprawozdania finansowe za dany rok.

Po co przechowuje się listy płac?

Przez pierwsze trzy lata listy płac mogą być przydatne w przypadku ewentualnego sporu pracodawcy i pracownika. Jednak po tym czasie ewentualne roszczenia ulegają przedawnieniu i zabezpieczanie się na tym polu nie jest niezbędne.

Jednak prawnie jesteśmy zobowiązani do przechowywania list płac przez następne 10 lat. Za ich brak może grozić grzywna.

top